Dokumenten-Management-Systeme - Eine Einführung

Moderne Informations- und Kommunikationstechnologie ist heute unverzichtbar, wenn es darum geht, die Arbeitsabläufe in der Büroorganisation effizienter zu gestalten. Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) kann ein bisher nicht durchgängig durch IuK-Systeme unterstütztes Erstellen, Digitalisieren, Attributieren, Suchen, Weiterleiten und Archivieren von Dokumenten beschleunigt, flexibilisiert und somit kostengünstiger durchgeführt werden. Es gilt, in Organisationen die Durchlaufzeiten von Dokumenten zu reduzieren, Medienbrüche abzubauen, konsistente Primärdokumentenhaltung zu gewährleisten, mit der unternehmensweiten Verfügbarkeit von Dokumenten die Auskunftsbereitschaft zu erhöhen wie auch die Raum- und Betriebsmittelkosten für die Papierarchivierung signifikant zu senken. Durch die Einsatz von DMS werden daher häufig Neugestaltungen der organisatorischen und informationslogistischen Strukturen von Unternehmen induziert. Das vorliegende Arbeitspapier soll einen Überblick zu den Grundlagen von DMS geben sowie eine Klassifikation von DMS vornehmen. Zunächst werden DMS als Systeme im Umfeld des Informationsmanagements positioniert. Nach einer Einführung in ihre spezifische Terminologie werden DMS aufgrund ihrer Funktionen klassifiziert. Mit dem Einsatz eines DMS werden unterschiedliche Sach- und Formalziele verfolgt, die u. a. vom betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereich abhängen.